Oricine a avut vreodata o comunicare gresita la birou va poate spune de ce abilitatile de comunicare la locul de munca sunt esentiale. Fie ca are ca rezultat intarzieri ale proiectului, o intalnire ratata sau doar o conversatie confuza, chiar si o comunicare gresita va poate incetini (si poate fi doar o durere de rezolvat).
Cand conduceti o afacere mica, in care fiecare minut si fiecare dolar conteaza, chiar si cea mai mica problema de comunicare este amplificata. Pe de alta parte, cand lucrurile merg bine si comunicatiile merg bine, echipa ta este angajata, productiva si inovatoare.
Deci, cum va construiti aceste abilitati importante de comunicare? Ei bine, echipa noastra traieste si respira comunicare si colaborare – atat cu clientii, cat si cu colegii de echipa – asa ca ne intelegem destul de bine pasii necesari pentru ca o buna comunicare sa fie implicita la compania dumneavoastra. Este nevoie doar de strategiile potrivite si de o echipa de conducere dedicata obiectivului tau.
3 beneficii ale unei strategii de comunicare de afaceri
In primul rand, o strategie de comunicare in afaceri consta de obicei in tehnici care incurajeaza comunicarea deschisa si munca eficienta in echipa intr-un mediu de lucru.
Impreuna, acestea reprezinta un plan de actiune pe care compania dvs. il poate folosi pentru a va imbunatati abilitatile de comunicare, pentru a lucra la team building si pentru a face lucrurile in mod eficient. Acest tip de leadership proactiv este si mai important astazi, avand in vedere cresterea echipelor la distanta si a colaborarii virtuale.
Iata trei mari beneficii ale unei strategii de comunicare eficiente:
1. Imbunatateste implicarea angajatilor
Comunicarea eficienta la locul de munca creste moralul si implicarea angajatilor, facandu-i pe membrii echipei sa se simta conectati cu munca pe care o desfasoara si cu afacerea pentru care o fac. Activitatile bune de formare a echipelor pot ajuta si la dezvoltarea abilitatilor de comunicare, ceea ce imbunatateste camaraderia si implicarea angajatilor.
La randul sau, o implicare mai buna a angajatilor poate duce la o cifra de afaceri redusa, la o experienta mai buna pentru clienti si chiar la cresterea profitabilitatii.
2. Creste productivitatea
Obiceiurile de lucru ineficiente si termenele limita ale proiectelor sunt aproape intotdeauna rezultatul unor abilitati slabe de comunicare la locul de munca. Folosind strategii de comunicare eficiente, puteti fi mai clar in ceea ce priveste asteptarile si, in cele din urma, puteti obtine rezultatele de care aveti nevoie pentru a livra proiectele la timp.
3. Creeaza spatiu pentru inovare
Un mediu de comunicare deschisa la locul de munca incurajeaza rezolvarea creativa a problemelor, ideile mai aventuroase si gandirea iesita din cutie. Va ajuta sa creati spatiu pentru inovare, promovand o atitudine „fara idei rele” si incurajand echipa sa incerce lucruri noi, chiar daca acele proiecte nu functioneaza intotdeauna. A face spatiu pentru a invata din diferite stiluri de colaborare poate extinde cu adevarat posibilitatile pentru afacerea dvs.
7 strategii eficiente de comunicare la locul de munca
Toate aceste beneficii suna uimitor, dar daca echipa ta are chiar si cativa membri care pur si simplu nu sunt mari comunicatori naturali, pot suna ca obiective de neatins.
Asadar, vom impartasi sapte strategii de comunicare care sunt eficiente si care pot ajuta la formarea echipei, chiar si pentru echipele care nu au comunicatori grozavi.
Cu aceste instrumente, puteti crea un mediu in care comunicarea deschisa este norma, chiar daca incepeti cu o echipa care nu comunica bine in mod natural.
1. Folositi tehnologia pentru a facilita comunicarea
Nu conteaza daca echipa ta este intotdeauna impreuna in persoana sau are optiunea de a lucra de la distanta, a avea instrumentele de comunicare potrivite ar trebui sa fie o parte esentiala a strategiei tale (si te va ajuta si la crearea generala a echipei). Dar poate fi dificil sa gasesti cea mai buna platforma de comunicare pentru echipa ta, asa ca suntem aici pentru a te ajuta.
Software-ul potrivit pentru colaborare in cloud va facilita crearea unui mediu in care oamenii se urmaresc unii pe altii in mod proactiv, impartasesc idei si raman la curent cu sarcinile si proiectele. Si, pe masura ce tot mai multe companii trec la aranjamente de lucru la distanta, este intotdeauna util sa aveti comunicatii digitale ca optiune.
Multe intreprinderi mici incep cu conturi de e-mail pentru membrii echipei – si lasa asa. Dar exista atat de multe alte modalitati (adesea mai bune!) de a comunica decat e-mailul. Ai nevoie de un raspuns rapid la ceva? De ce sa asteptati un raspuns pe e-mail?
Investind intr-o platforma de chat in echipa, puteti crea oportunitatea echipei dvs. de a obtine raspunsuri rapid (sau de a trimite GIF-uri prostesti). Si, deschizandu-va canalele de comunicare si apelurilor video, puteti avea intalniri importante, chiar si in mijlocul unei pandemii globale (sau poate doar intr-o zi de lucru de acasa).
Incercati sa gasiti o solutie care sa va ofere un centru de colaborare complet. De exemplu, aplicatia RingCentral va ofera mesaje pentru echipa, conferinte video si chiar un serviciu telefonic, totul intr-o singura aplicatie:
2. Creati un mediu deschis
Iata prinderea. Instrumentele potrivite singure nu vor crea un loc unde comunicarea curge cu usurinta. Daca aveti de-a face cu o lipsa de comunicare la locul de munca, s-ar putea sa nu fie vorba atat de indivizii din echipa dvs. cat de atmosfera generala. Unul dintre cele mai bune planuri de comunicare este sa construiti comunicarea in structura culturii companiei dvs.
Cand creati un mediu de comunicare deschis, membrilor echipei nu le este frica sa vorbeasca (si sa isi asume responsabilitatea) daca ceva nu merge bine, sa sugereze idei iesite din cutie si sa fie sinceri cu privire la ceea ce functioneaza si ce nu. (In plus, probabil ca ajuta si la pastrarea angajatilor.) Pe scurt, toate lucrurile care fac o companie inovatoare, eficienta si agila? Ele provin din comunicarea deschisa.
Indiferent daca aveti doar cativa membri ai echipei sau un personal in crestere rapida, exista modalitati de a fi intentionat in crearea unui mediu fara judecati care incurajeaza conversatia libera.
Un mediu deschis este cel mai usor de realizat de sus in jos, deoarece managementul va fi capabil sa promoveze si sa modeleze tipul de deschidere pentru care doresti. De obicei, personalul de nivel inferior este cel mai greu sa vorbeasca. Uneori, este pentru ca le lipseste increderea sau ar putea fi doar mai noi in companie.
Iata cateva moduri prin care conducerea poate implica angajatii:
- Stabilirea asteptarii la inceputul unei intalniri ca nu exista idei proaste sau intrebari gresite.
- Incurajarea feedback-ului cat mai devreme posibil, chiar si in timpul procesului de integrare.
- Modelarea, impartasirea ideilor „acolo”, brainstorming si oferirea de feedback sincer.
- Solicitarea unui feedback specific in mai multe moduri si a fi receptiv la acesta.
3. Oferiti oportunitati formale si informale de feedback
Apropo de feedback, unul dintre cei mai buni indicatori pentru angajati ca aveti cu adevarat o comunicare deschisa la locul de munca este sa aratati ca doriti (si le veti asculta) feedback-ul.
Exista o multime de aplicatii de implicare a angajatilor care va ofera o modalitate de a formaliza procesul de feedback si sunt excelente pentru a integra feedback in rutina companiei dvs. Aplicatii precum 15Five va permit sa culegeti feedback saptamanal, care merge direct de la angajati la managerii lor.1
Aplicatiile de feedback sunt minunate pentru a-i determina pe membrii echipei sa se deschida putin sau pentru a colecta date cantitative de la intreaga echipa. Dar nu subestima si importanta feedback-ului informal.
Un simplu „ce parere aveti despre noile noastre idei de campanie?” in timp ce va plimbati intre intalniri sau la inceputul unui apel video, puteti trimite mesajul tare si clar ca sunteti interesat de alte opinii decat ale dvs. si ca sunteti deschis sa auzi ce cred ei.
In cele din urma, cand vine vorba de feedback, nu este suficient sa-l colectezi – trebuie sa faci ceva si cu el.
Desi nu puteti implementa intotdeauna fiecare sugestie de angajat, urmarirea cu o actualizare despre motivul pentru care ceva nu a fost implementat sau despre ceea ce ati invatat dintr-o sugestie ii va ajuta pe angajati sa stie ca sunt inca auziti.
4. Fii specific cu sarcini si instructiuni
Cand o sarcina este facuta gresit, prea incet sau doar partial finalizata, nu este doar frustrant, ci poate duce si la intarzieri ale proiectului. Dar, de obicei, este si vina celui care atribuie sarcinile, cat si a celui care face sarcina.
O tehnica importanta de comunicare este sa devina specific despre sarcini si proiecte, astfel incat toate partile sa inteleaga ce trebuie facut, cum ar trebui finalizata si cum se incadreaza in proiectul mai mare sau obiectivele companiei.
💡 Sfat pro:
Instrumentele de management al fluxului de lucru va pot ajuta si aici, deoarece va ajuta sa standardizati sarcinile de care au nevoie anumite proiecte si va permit sa organizati o echipa de oameni in jurul a ceea ce trebuie facut.
Brene Brown, experta in leadership si scriitoare, a impartasit un exemplu despre modul in care ea comunica instructiunile echipei sale in cartea sa Dare to Lead .2 In loc sa o lase deschisa interpretarii, atunci cand atribuie o sarcina unui membru al echipei, ei solicita urmatoarele -up „Cum arata „terminat”?”
Acest lucru ii ofera ocazia sa explice cand are nevoie de sarcina indeplinita, cum ar trebui facuta si chiar de ce i-ar placea intr-un anumit fel. Dureaza doar un minut si duce la mai putine dezamagiri ca manager, fara ca angajatii sa simta ca trebuie sa-i citeasca gandurile.
Puteti implementa ceva similar in compania dvs., atat formand managerii sa dea instructiuni specifice, cat si aratandu-le membrilor echipei cum sa ceara detaliile de care au nevoie.
Antreneaza managerii ca darea de instructiuni specifice nu ii face pretentiosi; in schimb, permite echipei lor sa reuseasca. Intrebarile sunt un cadou, nu o suparare.
5. Sarbatoreste realizarile si reperele
Pentru o comunicare cu adevarat eficienta in afacerea dvs., feedback-ul nu ar trebui sa circule doar intr-un singur sens. Asa cum managementul apreciaza feedbackul care face compania mai buna, angajatii dvs. ar trebui sa pretuiasca si feedbackul care ii ajuta sa invete si sa se dezvolte.
De aceea este atat de important sa sarbatorim realizarile si reperele din cadrul companiei.
Exista avantaje in a sarbatori realizarile si reperele atat la nivel individual, cat si la nivel de echipa.
Cand ii spui cuiva ca a facut o treaba buna intr-o anumita sarcina sau proiect, imbunatatesti moralul angajatilor si intaresti comportamentul pozitiv. Cand sarbatoresti munca unei echipe sau chiar a intregii companii, consolidezi obiectivele comune si creezi o conexiune puternica de echipa.
Faceti un punct de a impartasi intarirea pozitiva atat in mod formal, cat si informal. Puteti aduce o treaba bine facuta intr-o revizuire trimestriala, de exemplu, dar puteti sa o mentionati si pe hol sau intr-un chat de echipa. (Desigur, cand vine timpul sa impartasim o critica constructiva, cel mai bine este tratata in privat.)
💡 Sfat pro:
Diferiti angajati vor raspunde diferit la feedback, asa ca impartasirea atat in moduri neoficiale, cat si in mod formal duce la capat ideea.
6. Experimentati cu diferite tipuri de intalniri
Toata lumea este diferita si, pe masura ce va concentrati pe construirea unei echipe diverse, multi-talentate la afacerea dvs. mica, veti atrage si oameni cu abilitati si stiluri de comunicare diferite. Unii oameni pur si simplu proceseaza mai bine informatiile intr-un cadru unu-la-unu, in timp ce altii se hranesc cu adevarat din energia in brainstormuri de grup mari.
Am mentionat deja importanta de a merge dincolo de e-mail si de a oferi optiuni pentru mesageria in echipa, apeluri video, apeluri telefonice si multe altele, dar puteti oferi si diferite optiuni mai formal.
Daca programati intotdeauna intalniri de echipa mari, de exemplu, incercati sa programati intalniri individuale sau de grup mai mic – este posibil sa vedeti ca stilurile de comunicare se schimba pentru membrii echipei care ar putea fi mai confortabil in acel cadru.
Amesteca-l si vei afla rapid cum prefera echipa ta sa comunice. (Acesta este un alt domeniu in care merita sa ascultati feedbackul angajatilor.)
Daca suna coplesitor sa ai atat de multe forme diferite de comunicare la locul de munca, nu trebuie sa fie. Atata timp cat consolidati cat mai multe dintre aceste canale intr-un singur loc, atunci nu va trebui sa verificati mai multe aplicatii toata ziua
7. Conectati-va intre departamente
Aceste obiceiuri minunate de comunicare nu ar trebui sa existe doar in cadrul unei echipe, ci ar trebui sa fie practicate in intreaga companie. La urma urmei, toti lucrati pentru obiective comune. De obicei, cel mai rapid mod de a ajunge la ei este de a-i face pe toti sa lucreze impreuna.
Intreprinderile mici au, in general, o colaborare excelenta intre echipe cand sunt abia la inceput (in special pentru acele companii care incep cu unul sau doi oameni), dar incep sa se lupte pe masura ce echipele cresc si devin mai ocupate cu sarcini noi.
Iata cateva idei pentru a va mentine echipele conectate in mod intentionat:
- Tineti intalniri trimestriale in care se reuneste intreaga companie.
- Atribuiti noilor angajati un mentor sau un prieten de pranz in afara departamentului lor.
- Cereti departamentelor sa tina ocazional „pranz si invata” unde le arata altor echipe la ce lucreaza.
Puteti chiar sa incepeti canale interdepartamentale in aplicatia dvs. de chat in echipa, unde angajatii pot sa impartaseasca preocupari, sa puna intrebari sau pur si simplu sa se conecteze social. De exemplu, echipa dvs. de vanzari ar putea considera util sa aiba un canal in care sa poata solicita postari de blog de la Marketing.
Odata ce intreaga echipa se simte conectata, ar trebui sa vedeti conversatiile care curg usor intre departamente. Doar imagina. Cand un reprezentant de asistenta pentru clienti are o intrebare rapida pentru reprezentantul de vanzari care a adus un client la bord, se poate simti confortabil sa contacteze direct. Asta se intampla atunci cand afacerea ta are o strategie de comunicare eficienta.
Strategii de comunicare pentru intreprinderile mici
Comunicarea de afaceri la locul de munca ar putea parea simpla („doar vorbiti unul cu celalalt!”), dar este mult mai mult decat sa discutati.
Nu toata lumea comunica la fel. Trebuie sa fii intentionat si sa folosesti strategiile potrivite care ofera oportunitati diverse atat pentru comunicarea formala, cat si pentru cea informala in cadrul companiei.