Cum sa creati un buget de proiect?

Daca proiectul tau ar fi un vehicul, bugetul ar fi combustibil. Asa cum un camion trebuie sa aiba gaz in rezervor, proiectele trebuie sa aiba bani si resurse pentru a merge mai departe. Iar in calitate de manager de proiect, ai capacitatea de a planifica si utiliza acele resurse in cel mai eficient mod posibil, astfel incat proiectul tau sa-si atinga obiectivul, fara a ramane pe margine.

Deoarece un buget de proiect este esential pentru a continua munca, a sti sa definesti si sa urmezi un plan bugetar solid este una dintre cele mai importante abilitati de management de proiect pe care le poti dezvolta de-a lungul carierei tale.

Ce este un buget de proiect?

Un buget de proiect este un plan care detaliaza cat veti cheltui, pentru ce si pana cand. Prin crearea din timp a unui plan bugetar si folosindu-l pentru a controla cheltuielile de-a lungul proiectului, puteti reduce riscul de a ramane fara resurse sau de a depasi bugetul planificat, ceea ce este obisnuit in multe companii. De altfel, participantii la un sondaj realizat de Project Management Institute (PMI) in 2021 au declarat ca in ultimele 12 luni, doar 62% dintre proiectele companiilor lor au fost finalizate in limita bugetului initial.

Stabilirea bugetului inainte de a incepe proiectul va ajuta sa definiti domeniul de activitate si sa controlati costurile. Este, de asemenea, o modalitate buna de a va prezenta proiectul partilor interesate si de a obtine finantarea de care aveti nevoie, deoarece un plan detaliat de cheltuieli ii ajuta pe factorii de decizie sa inteleaga modul in care costurile contribuie la atingerea obiectivelor. Si pe masura ce proiectul dvs. progreseaza, puteti utiliza bugetul ca referinta pentru a compara cheltuielile reale cu cheltuielile bugetate si pentru a atenua orice costuri suplimentare care pot aparea.

Cum se creeaza un buget de proiect in 9 pasi

Crearea unui buget de proiect poate parea coplesitoare, dar o puteti face urmand o succesiune de pasi. Mai jos, detaliem fiecare parte a procesului bugetar.

1. Stabiliti obiectivele proiectului

Obiectivele proiectului sunt tot ceea ce speri sa fi realizat cand iti termini proiectul. Acesta este un bun punct de plecare, deoarece va ajuta sa intelegeti unde se indreapta munca si sa actioneze ca un ghid pe masura ce avansati cu planul de proiect. 

Cele mai bune obiective sunt clar definite si posibile, astfel incat sa le puteti utiliza ca reper pentru a masura succesul proiectului dvs. dupa finalizare. Pentru a defini obiective clare, puteti utiliza metodologia SMART. SMART este un acronim in engleza care inseamna ca obiectivul este specific, masurabil, realizabil, realist si limitat in timp. De exemplu, sa presupunem ca incercati sa cresteti numarul de vizite pe site-ul dvs. web. Apoi puteti seta urmatorul obiectiv: „Cresterea traficului organic catre pagina de pornire a site-ului web cu 10% pana la sfarsitul acestui trimestru”.

2. Definiti domeniul de aplicare al proiectului

Odata ce v-ati stabilit obiectivele, puteti defini domeniul de activitate de care veti avea nevoie pentru a atinge aceste obiective. Domeniul de aplicare al proiectului va permite sa stabiliti limite pentru proiectul dvs., cum ar fi ceea ce va fi lucrat (sau nu) si sa definiti termenele limita si rezultatele pe care doriti sa le realizati. Atunci cand definiti scopul proiectului dvs., ar trebui sa luati in considerare urmatoarele:

• Resurse disponibile: Inainte de a determina rezultatele pe care doriti sa le obtineti, evaluati resursele pe care le aveti la dispozitie. Daca aveti un buget restrans sau aveti o disponibilitate limitata a echipamentelor, poate fi necesar sa va ajustati livrabilele in consecinta. Prin urmare, este intotdeauna important sa cunoastem limitele inainte de a te scufunda in detaliile livrabilelor si resurselor necesare (vom discuta acest punct mai tarziu). 

• Constrangeri de timp: Acest proiect are un program strans sau va puteti lua atat timp cat aveti nevoie? Un program restrans poate influenta costul resurselor. De exemplu, onorariile independentilor pot fi mai mari daca lucrati in termene stranse. 

• Scopul proiectului: Ce este in afara domeniului de aplicare al proiectului? Poate fi util sa se clarifice ceea ce nu face parte din obiectivele proiectului pentru a evita orice coruptie in domeniul de aplicare sau potentialele cheltuieli excesive. 

Amintiti-va ca scopul proiectului dumneavoastra este de a stabili limite. Acest lucru va va ajuta sa intelegeti obiectivele si rezultatele pe care doriti sa le atingeti si tipul de munca care va fi efectuata pentru a le atinge.

3. Impartiti livrabilele in subdependente

Apoi, enumerati toate livrabilele care sunt incluse in domeniul de aplicare al proiectului dvs. si impartiti-le in dependente. Imagineaza-ti, de exemplu, ca unul dintre livrabilele proiectului tau este publicarea unui articol de blog. Puteti imparti acest livrabil in urmatoarele sarcini:

• Scrie articolul

• Revizuieste articolul

• Creati imaginile

• Pregatiti in WordPress

• Distribuie in retelele sociale

Aceasta metoda va ajuta sa identificati cheltuielile ascunse ale proiectului atunci cand va creati bugetul. De exemplu, daca incercati doar sa estimati bugetul necesar pentru a publica o postare pe blog in ansamblu, este posibil sa omiteti costuri suplimentare, cum ar fi tariful orar al unui recenzent independent sau costul postarilor platite pe retelele sociale. .

Daca preferati diagramele listelor, puteti crea o structura de defalcare a activitatii. Acest instrument vizual imparte munca in mai multe niveluri. Incepe cu obiectivul principal din partea de sus si se descompune de acolo la livrabile si dependente.

4. Enumerati resursele necesare

Odata ce toate livrabilele si dependentele sunt stabilite, este timpul sa enumerati resursele necesare pentru fiecare articol. Incercati sa fiti cat mai specific posibil si amintiti-va ca termenul „resursa” poate insemna mai mult decat personal sau echipament, poate include si costuri indirecte precum formarea sau un spatiu fizic de lucru.

Pentru a va ajuta sa incepeti, iata cateva dintre cele mai frecvente categorii de costuri ale proiectelor de luat in considerare:

• Membrii echipei : Cine va face treaba? Retineti daca sunt angajati interni ai companiei sau daca trebuie sa angajati lucratori suplimentari la ora.

• Achizitii : Ce trebuie sa faceti pentru a achizitiona resurse externe? Poate ca aveti nevoie, de exemplu, de un membru al echipei care sa cerceteze cele mai bune produse de utilizat, sa contacteze reprezentantii de vanzari si sa cumpere un instrument.

• Antrenament : Membrii echipei au nevoie de timp sau de resurse pentru a trece la curent? Ganditi-va la timpul necesar personalului pentru a pregati noi angajati sau la cursurile necesare pentru a invata noi abilitati. 

• Echipament : Ce unelte aveti nevoie pentru a lucra? Aici puteti include lucruri precum monitoare suplimentare de computer, software de proiectare sau chiar servicii de internet.

• Spatiu : Unde va lucra echipa ta? Luati in considerare, de exemplu, daca veti avea nevoie de sali de intalnire sau birouri suplimentare pentru noii membri ai echipei. 

• Cercetare : De ce date aveti nevoie? Luati in considerare obtinerea de informatii prin studii de cercetare a utilizatorilor, analize web sau sondaje. 

• Servicii profesionale : Trebuie sa angajati experti externi, cum ar fi consilieri juridici sau specialisti in marketing? 

• Calatorii : Echipa dumneavoastra va avea cheltuieli de transport, cazare sau calatorie pentru masa? 

5. Estimati sumele

In cele din urma, un buget este o estimare a costurilor. Desi nu putem prezice viitorul, exista cateva metode care va vor ajuta sa estimati cat mai precis posibil. Si nu trebuie sa ramai doar la o singura metoda, poti folosi o combinatie a acestor abordari, in functie de circumstantele proiectului tau.

Iata cateva tehnici de estimare pe care le puteti folosi:

Estimati si adaugati costul fiecarui articol individual

Aceasta metoda, numita adesea estimare de jos in sus, este cea mai buna abordare daca aveti informatii detaliate, cum ar fi rezultatele si dependentele care vor alcatui proiectul dvs. curent. Daca ati creat o structura de defalcare a muncii, acum sunteti gata sa utilizati aceasta metoda.

Pentru a va asigura ca ati luat in considerare toate detaliile, puteti utiliza o alta metoda pentru a compara costurile estimate. De exemplu, puteti revizui modul in care a fost cheltuit bugetul pentru un proiect similar in trecut.

Stabiliti o suma fixa ​​pentru bugetul dvs

In aceasta abordare, incepeti cu un buget fix si il impartiti in livrabile sau etape ale proiectului. In timp ce lucrul in acest fel poate fi putin complicat, mai ales daca nu stii inca cat ar putea costa livrabilele proiectului, poate fi foarte util daca trebuie sa stabilesti ce obiective poti atinge cu un buget limitat.

Daca trebuie sa utilizati aceasta metoda, incercati sa o combinati cu una dintre optiunile pe care le vom arata mai jos. De exemplu, odata ce ati stabilit ce puteti realiza, luati o abordare de jos in sus pentru a va asigura ca nu pierdeti niciun punct critic.

Comparati bugetele pentru proiecte similare

Daca vorbim de date istorice, proiectele trecute sunt o adevarata mina de aur, deoarece au o evidenta reala in care poti verifica daca bugetul alocat a fost indeplinit sau nu. Ca atare, ele va pot ajuta sa identificati costurile pe care este posibil sa le fi trecut cu vederea sau evenimentele neprevazute care va pot afecta cheltuielile totale. Daca este posibil, analizati si lectiile invatate din proiecte similare care au fost realizate in trecut.

Luati in considerare diferite scenarii

Estimarea costurilor poate fi o provocare atunci cand lucrati la proiecte complexe cu o gama larga de rezultate posibile. Sa presupunem, de exemplu, ca planuiesti un eveniment in aer liber in aprilie. Costurile pentru acest proiect pot varia in functie de vreme. Este posibil sa fie nevoie sa inchiriati corturi sau ventilatoare pentru a atenua caldura neasteptata, niste incalzitoare in cazul in care devine prea frig sau un spatiu interior in cazul in care ploua.

In acest caz, o tehnica buna ar fi sa poti estima cheltuielile pentru fiecare dintre aceste scenarii. In functie de flexibilitatea bugetului dvs., puteti juca in siguranta si puteti planifica cel mai scump scenariu. Sau puteti calcula cheltuielile asteptate pentru scenariul cel mai rau, cel mai bun scenariu si cel mai probabil, apoi media celor trei.

6. Rezervati un fond pentru situatii neprevazute

Uneori se intampla situatii neasteptate. Instrumentele se intrerup, programele se schimba sau poate te loveste o pandemie o data intr-un secol si trebuie sa depasesti niste provocari complet neasteptate. Sau, dimpotriva, in timpul proiectului poate aparea o oportunitate neasteptata, cum ar fi posibilitatea de a cumpara un activ de afaceri la un cost redus. Rezervele pentru situatii neprevazute ofera bugetului dumneavoastra o perna suplimentara in cazul in care planurile se schimba. In general, se recomanda rezervarea intre 5% si 10% din bugetul total pentru eventuale neprevazute.

Bugetul este o estimare, deci este important sa includeti intotdeauna un fond de urgenta. Si daca ati creat un buget 100% precis si nu aveti nevoie de aceasta marja suplimentara, puteti folosi fondurile ramase pentru a sustine rezultatele afacerii dvs.

7. Creati bugetul

In acest moment, ati identificat toate livrabilele proiectului, resursele alocate si costurile estimate. Acum incepe partea distractiva: crearea documentului cu bugetul real. Mai jos sunt cateva puncte importante de luat in considerare:

• Acesta detaliaza elementele fiecarei resurse livrabile si necesare si costul asteptat al fiecaruia. 

• Un program care detaliaza cand veti avea nevoie de fiecare resursa si cand va asteptati sa cheltuiti acele fonduri. 

• Persoanele responsabile pentru fiecare componenta a bugetului. De exemplu, puteti specifica ca editorul asistent este responsabil pentru urmarirea orelor si facturilor liber profesionistilor. 

• Documentatie clara care detaliaza ce parte din bugetul companiei va fi utilizata pentru fiecare articol. De exemplu, puteti utiliza bugetul departamentului de marketing pentru a crea videoclipuri promotionale si bugetul departamentului IT pentru a face upgrade computerelor. 

• Cheltuiala totala a intregului proiect. Daca este cazul, defalcati bugetul cu sumele totale pe departamente. 

• Un loc pentru a urmari costurile reale in comparatie cu costurile bugetate odata ce proiectul a inceput. 

Instrumente pentru gestionarea bugetului unui proiect

De asemenea, este important sa alegeti instrumentul potrivit pentru a gestiona bugetul proiectului. Asigurati-va ca alegeti un program care va permite sa adaugati automat toate sumele, astfel incat sa nu fie nevoie sa recalculati manual totul de fiecare data cand trebuie sa ajustati un articol. In plus, instrumentul ales de dvs. ar trebui sa va permita sa actualizati si sa partajati cu usurinta bugetul in timp real, pentru a va asigura ca toti membrii echipei lucreaza cu cea mai recenta versiune.

Exista multe optiuni din care sa alegeti, de la foi de calcul Excel de baza la software de management de proiect. Va permite sa introduceti si sa totalizati fiecare element, sa creati campuri personalizate, sa desemnati parti responsabile si sa partajati cu usurinta informatii cu alti colegi de echipa. Pe langa bugetul real, puteti repeta fluxurile de lucru anterioare, puteti crea documente de proces si puteti salva sabloane de buget de proiect pentru a va asigura ca nimic nu este trecut cu vederea.

8. Proiectati un plan pentru a controla cheltuielile

Un buget este util doar daca il respecti. Planificati din timp cat de des veti compara costurile reale cu costurile bugetate, astfel incat sa puteti atenua potentialele probleme sau riscuri inainte ca acestea sa devina prea mari. De asemenea, puteti decide in avans ce actiuni veti intreprinde daca depasiti (sau sub) bugetul.

Avantajul adoptarii unui instrument este ca va permite sa partajati, sa gestionati si sa urmariti bugetul in timp real. De exemplu, functia de raportare universala extrage automat date din proiectele dvs. pentru a va arata cheltuielile, starea sarcinilor si etapele de referinta finalizate intr-un singur loc, astfel incat sa nu mai pierdeti timp revizuind e-mailurile si documentele pentru a intelege daca proiectul dumneavoastra progreseaza corect. sau nu.

9. Obtineti aprobarea de la partile interesate cheie

Acum ca ati finalizat planul bugetar al proiectului, este timpul sa il impartasiti cu participantii la proiect pentru aprobare. Din fericire, planul detaliat pe care l-ati alcatuit va oferi factorilor dumneavoastra de decizie o imagine perfect clara a modului in care fiecare element individual va contribui la obiectivele proiectului.

Exemplu de buget de proiect

Sa presupunem ca doriti sa actualizati procesul de achizitie al aplicatiei mobile si ca obiectivul proiectului este de a reduce timpul mediu de finalizare a platii cu 25% pana in T3. Pentru a atinge acest obiectiv, ati definit doua livrabile drept prioritati si ati stabilit resursele necesare.

Mai jos este un exemplu simplu despre cum ar arata bugetul proiectului. Va rugam sa retineti ca au fost incluse programul, responsabilii si costul estimat al fiecarui element. Bugetul a fost de asemenea defalcat pentru fiecare departament si au fost adaugate coloane pentru a urmari aprobarea bugetului si cheltuielile reale.

Gestionati inteligent cheltuielile cu un buget de proiect

Un buget bine pregatit va va ajuta pe tot parcursul ciclului de viata al proiectului, de la planificare pana la aprobare si executie. Odata ce stapanesti tehnica bugetarii, te poti asigura ca echipa ta are resursele de care au nevoie pentru a atinge cele mai importante obiective si pentru a produce o munca de calitate. Si prin implementarea unui proces pentru a ramane la curent cu cheltuielile, veti putea sa abordati costurile neasteptate pe masura ce apar, sa construiti o relatie de incredere cu aprobatorii bugetului si sa construiti un istoric al proiectelor de succes.