Sunt sanse sa fi auzit asta de la cineva ocupat de la birou. Sfaturi personale de productivitate sunt peste tot. Cum sa ai o dimineata productiva, sfaturi si trucuri de productivitate — feedurile tale de pe retelele sociale sunt pline de postari, tweet-uri si TikToks care promoveaza urmatorul mare hack de productivitate.
Dar unde sunt toate trucurile care sa te ajute sa stapanesti productivitatea afacerii ? Stii, asa ca poti munci din greu, in loc sa muncesti greu?
Ce este productivitatea afacerii?
Pentru a spune clar, productivitatea afacerii este masura cu cat de eficient afacerea dvs. isi indeplineste obiectivele.
Iti amintesti cantecul din anii 90 „You Only Get What You Give”? Productivitatea urmeaza acelasi principiu, iar productivitatea afacerii nu face exceptie.
Efortul pe care il depui in munca ta corespunde cu calitatea si cantitatea produsului finit.
Daca ati observat in ultima vreme ca valorile de productivitate sunt oprite, este timpul sa va imbunatatiti procesele de lucru acolo unde puteti.
3 domenii de interes pentru imbunatatirea productivitatii
Exista trei zone ale biroului dvs. pe care sa va concentrati pentru a imbunatati productivitatea afacerii:
- Procese de flux de lucru
- Bunastarea angajatilor
- Mediu de birou
Pentru a incepe, faceti un audit rapid al acestor domenii de interes.
Faceti o lista de verificare a problemelor de examinat. Acesta va fi punctul tau de plecare. Acum, sa ne uitam la fiecare dintre aceste trei domenii si cum sa le optimizam.
Procese de flux de lucru
Cum lucreaza echipa ta pentru a obtine un produs final? Se concentreaza pe un singur lucru la un moment dat? Sau sunt multitasking? Luati o zi sau doua pentru a examina dezavantajele modului in care functioneaza echipa dvs. si de ce procedeaza astfel.
Utilizati instrumentele potrivite pentru munca
Nu ai folosi un singur ciocan pentru a construi o casa – ai folosi un pistol cu cuie. Asa ca, daca inca utilizati posta melc si un serviciu de telefonie simplu vechi (nu, serios, asa se numeste), opriti-l.
Investeste in tehnologia de lucru de oriunde cu RingCentral. Sistemul nostru telefonic de afaceri va seteaza (in timpul necesar pentru a lua masa de pranz) cu apeluri, mesaje si intalniri video, toate intr-o singura aplicatie pe care o puteti utiliza pe orice dispozitiv, oriunde v-ati afla.
Intreprinderile mici care au trecut la un serviciu de comunicatii unificate (UC) au inregistrat o crestere cu 52% a productivitatii. Un sistem de telefonie de afaceri all-in-one va eficientiza timpul necesar echipei dvs. pentru a face sarcinile zilnice pe care le fac deja. Dupa cum se spune, lucreaza mai inteligent, nu mai greu.
Cand intalnirile pot fi e-mailuri, mesaje text, un apel telefonic…
Indiferent unde lucrati – birou, acasa, cafeneaua locala, v-ati gandit in sinea voastra, „aceasta intalnire ar fi putut fi un e-mail”.
Orele de intalnire au crescut de la 10 ore pe saptamana in anii 1960 la aproximativ 23 de ore in 2020. Iar lucratorii simt efortul.
Intalnirile sunt esentiale si au scopul lor, dar vedeti unde puteti inlocui o intalnire in persoana cu o conferinta video, un chat in echipa sau un e-mail.
Conferinta audio si video HD de la RingCentral este o alternativa excelenta la intalnirile in persoana si o necesitate pentru angajatii care lucreaza de la distanta. Cu un singur clic, puteti transforma un chat de grup intr-o intalnire video si invers.
Daca ai de gand sa ai o intalnire, fa-o productiva. RingCentral va permite sa partajati cu usurinta rezumatele intalnirilor cu echipa dvs. Integrati aplicatii precum Slack, Trello si Microsoft OneNote si profitati de partajarea ecranului si de adnotari pentru lucrul in echipa in timp real.
Cum sa desfasoare o intalnire eficienta: un ghid complet
La capacitate (de lucru).
Identificati unde incarcarile de lucru din biroul dvs. sunt la capacitate maxima. Ideea este sa faci lucrurile, dar poti face atat de multe intr-o singura zi de lucru.
Cautati sarcini pe care le puteti automatiza. Cu RingCentral, puteti configura un serviciu de raspuns automat pentru a saluta apelantii si a-i trimite catre departamentul, extensia sau casuta de e-mail corecta.
Receptionerul virtual va prelua o parte din volumul de munca al angajatilor dvs. Aceasta inseamna mai putin timp pentru redirectionarea apelurilor gresite si mai mult timp pentru a va concentra pe sarcini importante.
Bunastarea angajatilor
Potrivit unui studiu Gallup pe peste 100.000 de companii, cele cu o rata mai mare de implicare a angajatilor vad si o rata de productivitate mai mare.
Din 2019 si in mare parte din cauza pandemiei de COVID-19, implicarea angajatilor a scazut, asa cum se vede in graficul de mai sus. Imbunatatind numarul de implicare a angajatilor, va puteti imbunatati productivitatea.
Sanatos, bogat si intelept
O modalitate de a creste productivitatea intr-un mediu de afaceri este de a incuraja angajatii sa aiba grija de sanatatea lor fizica si mentala. Asigurati-va ca angajatii dvs. stiu ca este in regula sa-si foloseasca timpul medical si asigurati-va ca practicati la fel.
Acelasi lucru este valabil si pentru sanatatea mintala. Cand efectuati un audit al bunastarii angajatilor, asigurati-va ca exista resurse de sanatate mintala disponibile. Daca echipa dvs. este in cea mai mare parte la distanta, luati in considerare sa le oferiti acces nelimitat la o aplicatie de sanatate mintala precum Headspace sau oferiti-va sa gazduiti verificari saptamanale individuale de sanatate mintala prin videoconferinta.
Ia o pauza
Pauzele regulate in timpul zilei de lucru sunt esentiale pentru productivitatea la locul de munca. Personalizati-va orele de pauza cu un cronometru Pomodoro. De exemplu, setati cronometrul sa functioneze timp de 90 de minute si apoi faceti o pauza de 15 minute.
Incurajati pauzele de masa, astfel incat membrii echipei sa aiba sansa de a se improspata, chiar daca lucreaza din mers. Creati un club de plimbare la pranz sau creati un spatiu linistit in care angajatii pot medita in timpul pauzei. Pauzele regulate, reparatorii, vor creste nivelul de productivitate si vor spori implicarea angajatilor.
Mediu de birou
Unde lucrezi este la fel de important ca si cum lucrezi. Faceti o plimbare prin biroul dvs. sau cereti angajatilor sa se uite peste spatiul lor de lucru. A termina munca este mai usor atunci cand mediul tau de lucru functioneaza pentru tine, nu impotriva ta.
Investeste in ergonomie
Notificarile si amanarea va pot intrerupe procesul de productie, dar la fel poate si un scaun de birou inconfortabil.
Trimiteti o scurta lista de verificare cu instructiuni pentru ca angajatii sa-si verifice din nou ergonomia spatiului de lucru. De exemplu, ecranul computerului ar trebui sa fie la nivelul ochilor sau chiar sub nivelul ochilor. Aceasta este inaltimea perfecta pentru conferinte video, indiferent daca va aflati in vizualizarea galeriei sau cu un difuzor activ.
Creati o zona fara distractie
Distragerile vin in toate formele si dimensiunile. Sunt ceva intern sau extern care va distrage atentia de la munca. Prioritizarea sanatatii si bunastarii va aborda distragerile interne.
Distragerile externe, cum ar fi zgomotul de fundal, e-mailurile, retelele sociale si notificarile, va vor afecta planurile de gestionare a timpului. Aflati cum aceste distrageri va afecteaza echipa, astfel incat sa puteti adopta masuri pentru a le reduce.
Daca afacerea dvs. nu ofera deja optiuni de lucru la distanta sau flexibile, luati in considerare tranzitia in viitor. 64% dintre liderii de afaceri au spus ca optiunile de lucru flexibile au avut un impact pozitiv asupra productivitatii. RingCentral faciliteaza gestionarea unei echipe de la distanta. Gestionati-va echipa, personalizati fluxurile de apeluri si urmariti activitatea sistemului intr-un singur portal de analiza:
Productivitatea afacerii: cheia este sa pastrati asta
Pentru a obtine succesul in productivitatea afacerii, trebuie sa ramaneti cu ea. Odata ce identificati ceea ce trebuie sa remediati, puteti efectua modificari si puteti vedea ce functioneaza.