Cu totii facem videoconferinte ca niste profesionisti de ani de zile in acest moment… indiferent daca ne-am imaginat vreodata aceasta viata pentru noi insine sau nu! Parim ca ati aflat ca apelurile video prezinta o multime de avantaje pe care pur si simplu nu le veti obtine de la o intalnire in persoana, indiferent daca sunteti o companie mai mare sau o afacere mai mica.
Sigur, videoconferinta permite tuturor sa se acorde din mediul ales. Participantii nu trebuie sa-si faca griji pentru lucruri precum naveta sau parcarea sau alte lucruri care pot face ca participarea la o conferinta in persoana sa fie atat de enervanta. Dar videoconferinta are mult mai multe de oferit.
1. Comunicare imbunatatita pentru intalniri mai bune
Avand o platforma buna de videoconferinta, va permite sa va conectati cu echipa, indiferent de locul in care se afla. Asta nu este ceva nou. A fost unul dintre cele mai mari beneficii ale videoconferintelor de cand a inceput sa devina populara.
Insa, videoconferintele contribuie la imbunatatirea calitatii intalnirilor mai mult decat pentru a aduce oamenii impreuna. Sigur, este grozav sa poti vedea alti membri ai echipei tale in loc sa le auzi doar vocile (mai ales atunci cand este imposibil sa te intalnesti in viata reala), dar caracteristicile si capabilitatile suplimentare care vin cu instrumentele de videoconferinta pot crea uneori intalniri virtuale. chiar mai bine decat cele in persoana.
Partajarea ecranului este un exemplu in acest sens. Cand participati la un apel video, este usor sa obtineti un raport, un diapozitiv sau o grafica pentru a discuta:
Cand software-ul dvs. de videoconferinta este conectat la platforme de partajare a continutului, puteti, de asemenea, sa extrageti cu usurinta alte informatii sau documente pentru a face intalnirea mai dinamica.
In comparatie cu intalnirile personale sau conferintele audio, conferinta video adauga o componenta vizuala suplimentara intalnirilor dvs. Iti poate fi mai usor pentru echipa sa comunice, sa impartaseasca idei si sa participe la brainstorming – in plus, cu salile de lucru, mai multi oameni pot participa fara a se pierde in amestecul unei intalniri mari.
Cu o singura persoana in control, nu trebuie sa va faceti griji ca un participant va vedea informatii gresite sau se va pierde. Functia noastra de tabla alba faciliteaza, de asemenea, colaborarea la documente in timp real:
2. Inregistrare si redare usoara
De cate ori ai stat la o conferinta luand notite si sperand cu nerabdare sa nu ratezi ceva important? Sunteti atat de atent la notele pe care le luati, incat nu reusiti sa va implicati in conversatia din fata dvs.
Sau, puteti alege sa participati la conversatie si sa riscati sa uitati un detaliu important cand intalnirea se termina. Chiar si cu notele de intalnire, esti la cheremul persoanei responsabile pentru a surprinde lucrurile importante pentru tine.
Cu videoconferinta, nu trebuie sa-ti doresti sa poti reda din nou acea conversatie, deoarece inregistrarea conversatiei este atat de usoara. Majoritatea functiilor de videoconferinta au capabilitati de inregistrare incorporate si incluse, asa ca tot ce trebuie sa faceti este sa apasati un buton. Odata ce intalnirea se incheie, inregistrarea dvs. este salvata si o puteti distribui cu usurinta participantilor dvs. pentru referinta ulterioara. Iata cat de usor este in RingCentral:
Inregistrarea usoara pentru fiecare apel inseamna ca participantii nu trebuie sa aleaga intre a lua notite si a participa. Toata lumea poate sa stea pe loc, sa fie implicata in conversatie si apoi sa se intoarca pentru a revizui intalnirea in ansamblu daca au nevoie de o actualizare.
3. Conferinta video AI: prindeti din urma ceea ce ati ratat
Beneficiile videoconferintelor nu se opresc la simple inregistrari ale intalnirilor. Astazi, inteligenta artificiala – inteligenta artificiala – face furori si din motive intemeiate. La locul de munca, ne face intalnirile si mai usoare cu ceva numit inteligenta de conversatie : un tip de IA care analizeaza interactiunile vorbite si scrise pentru informatii utile.
De exemplu, Meeting Insights de la RingCentral creeaza o transcriere a intregii intalniri, plus note de stanca si filmari video ale momentelor importante pe care le-ati ratat. De asemenea, puteti cauta inregistrarea dupa subiect sau puteti filtra dupa vorbitor pentru a gasi anumite puncte de interes:
Aceasta tehnologie utila poate ajuta la reducerea supraincarcarii intalnirilor si a oboselii in birou!
Acum, nu toate platformele de videoconferinta sunt create egale. Pe masura ce cumparati platforma potrivita de videoconferinta, asigurati-va ca intrebati despre capacitatile lor de AI!
4. Angajatii mai fericiti
Oamenii se simt multumiti de locurile lor de munca atunci cand simt ca fac o treaba buna si se simt conectati la proiectele la care lucreaza. Mentinerea angajatilor de la distanta implicati vine cu propriul set de provocari. Conferintele video fac acest lucru posibil, facilitand echipelor sa se implice, sa obtina feedback si sa puna intrebari – toate lucrurile care pot contribui la o mai mare satisfactie in munca.
Conferintele video pot reduce, de asemenea, calatoriile obligatorii, ceea ce poate afecta foarte mult echilibrul dintre viata profesionala si cea privata a unui angajat. Angajatii dvs. prefera sa stea acasa si sa se acorde virtual la o intalnire sau sa-si ia zile departe de familie si sa doarma intr-un hotel?
Si este intotdeauna important sa ne asiguram ca noii angajati incep cu piciorul bun si au incredere in primele lor saptamani. Recrutarea de noi talente, trecerea prin procesul de angajare si integrarea lor in echipa ta poate fi costisitoare. Daca nu lucrati cu totii in acelasi birou, atunci videoconferinta ar putea fi un instrument de comunicare excelent pentru a-i mentine pe toti pe aceeasi pagina.
5. Relatii mai bune cu clientii si clientii
Desi puteti folosi cu siguranta videoconferinta pentru a va conecta cu colegii dvs. de echipa, este, de asemenea, o modalitate excelenta de a comunica cu clientii.
Acest lucru este valabil mai ales in industriile care se bazeaza pe relatii puternice (si, speram, pe termen lung) cu clientii, cum ar fi imobiliare, finante si drept.
Chiar daca nu va puteti intalni fizic in persoana, videoconferinta va permite sa continuati sa aveti acele conversatii obisnuite fata in fata virtual cu clientii si sa cultivati acele relatii.
6. Economiseste timp
Un avantaj trecut cu vederea al videoconferintelor este cantitatea de timp pe care o economiseste lucratorii. Acest avantaj este esential, avand in vedere accentul sporit pe care organizatiile il pun pe productivitate.
Economiile de timp provine in primul rand din faptul ca angajatii nu trebuie sa „ajunga la” intalniri, asa cum am mentionat. Fara videoconferinte, lucratorii dispersati geografic trebuie sa calatoreasca pentru a se intalni. Chiar si in cadrul aceluiasi birou, este nevoie de timp pentru ca angajatii sa se adune intr-o locatie centrala.
In plus, videoconferinta economiseste timp pentru organizatorul intalnirii, deoarece configurarea salii si preocuparile logistice nu mai sunt o problema.
Revenirea chiar si pentru cateva minute pentru fiecare angajat pe zi aduce o eficienta mai mare pe termen lung.
7. Ofera mai multa structura
Interesant este ca intalnirile desfasurate prin videoconferinte sunt adesea mai structurate decat cele desfasurate la fata locului. Intr-o intalnire live, facilitatorii se confrunta cu provocari legate de distragerile de la birou, precum si de distragerile angajatilor care discuta in cadrul intalnirii. Supraveghetorii pierd timpul aducandu-i pe toti inapoi la sarcina in timpul tranzitiilor agendei.
In cadrul intalnirilor video, angajatii nu stau de obicei unul langa celalalt. Facilitatorii pot controla nivelul de distragere a atentiei prin dezactivarea sunetului sau prin implementarea functiilor de filtrare a zgomotului.
Solutiile de top pentru conferinte au si caracteristici care va permit sa partajati agendele intalnirilor inainte si in timpul intalnirilor. Astfel, angajatii care sosesc cu intarziere pot interveni fara a necesita o actualizare. Facilitatorii au mai mult control asupra momentului si modului in care participantii se implica si pe parcursul intalnirii.
8. Conferinta video poate fi mai captivanta decat conferinta audio
Nu este suficient sa compari videoconferinta cu intalnirile fata in fata. La un moment dat, majoritatea companiilor sau grupurilor de lucru trebuie sa colaboreze atunci cand nu este posibil sa ne intalnim in aceeasi sala.
Fara conferinte video, cea mai buna optiune este probabil conferinta audio sau vocala. In comparatie cu o alternativa doar audio, videoconferinta este mult mai captivanta.
Angajatii acorda mai multa atentie in timpul apelurilor video, deoarece sunt vizibili pentru ceilalti din grup. Instrumentele disponibile facilitatorilor de conferinte le permit acestora un control mai mare asupra angajarii angajatilor.
9. Managementul hibrid al fortei de munca
Forta de munca hibrida a fost in crestere de la pandemia globala. Dificultatea de a mentine contactul cu echipele de lucru dispersate este o preocupare cheie pentru companiile care folosesc sau iau in considerare aceasta structura de lucru.
Prin sprijinirea intalnirilor virtuale de echipa extrem de captivante, videoconferinta face gestionarea hibrida a fortei de munca mult mai fezabila. Supraveghetorii pot organiza intalniri de echipa sau intalniri improvizate cu persoane fizice, indiferent daca acestea sunt la birou sau lucreaza de la distanta.
De asemenea, angajatii pot avea intrebari care necesita mai multa interactiune decat ar primi dintr-un e-mail sau un schimb audio. In aceste situatii, angajatii pot face videoconferinte rapid si usor cu un coleg sau un supervizor pentru a discuta despre intrebare sau preocupari.
Deci… fiecare apel ar trebui sa fie un apel video?
Conferinta video are cu siguranta beneficiile sale, dar raspunsul este nu – nu orice apel trebuie sa fie un apel video. Prea multe apeluri video pot incepe de fapt sa fie putin coplesitoare. Uneori, o intalnire fata in fata poate fi cea mai buna solutie, chiar si in lumea muncii hibride.
Pentru a face apelurile video cat mai benefice posibil, acestea ar trebui folosite strategic. Cand este de fapt important sa vezi fetele tuturor celorlalti la apel? Partajarea documentelor sau prezentarilor este cruciala pentru conversatie? Poate fi conversatia la fel de productiva ca un e-mail sau un mesaj?
Uneori raspunsul nu este intotdeauna clar – si asta e in regula. Dar aici este importanta utilizarea unei platforme de comunicatii care permite o tranzitie usoara intre tipurile de conversatie.
Cu RingCentral, puteti comuta cu usurinta intre chat si conferinte video, astfel incat sa nu aveti nevoie sa va stresati cu privire la cea mai buna modalitate de a va conecta. Daca incepeti mesajele instantanee si descoperiti ca nu functioneaza, puteti participa la un apel video cu partile relevante in cateva secunde, asa ca nu trebuie sa pierdeti timpul cu toti acesti pasi suplimentari.
Beneficiati maxim de conferintele dvs. video
Toate instrumentele de videoconferinta nu sunt create egale. Beneficiul real consta in caracteristicile specifice pe care le ofera si in modul in care le utilizati.
La fel ca orice alta intalnire, o conferinta video va fi atat de productiva pe cat o faci tu. Daca doriti cu adevarat sa vedeti beneficiile conferintelor video, dincolo de o simpla modalitate de a va conecta cu usurinta cu oameni din intreaga lume, trebuie sa aveti o idee clara despre ce caracteristici aveti nevoie pentru a va face intalnirile mai eficiente si membrii echipei mai productivi (cum ar fi ecranul). partajare sau adnotari digitale).
Cand aveti un instrument puternic de videoconferinta, care face mai mult decat sa va lase sa vedeti cu cine vorbiti, puteti avea intalniri mai bune, comunicare imbunatatita si angajati si clienti mai fericiti.